Jak wygląda kontrola AML przeprowadzona przez GIIF i UCS?

Firma, która otrzymuje kontrolę AML, zwykle nie wie do końca, czego się spodziewać – a przebieg takiego postępowania rządzi się swoimi regułami, niezależnie od tego, czy prowadzi je GIIF, czy Urząd Celno-Skarbowy. Poniżej opisuję, jak to wygląda krok po kroku z perspektywy kontrolowanej instytucji. W tym zakresie możemy przeprowadzać próbne kontrole i w razie bieżącej kontroli pomagać w przejściu jej pomyślnie. Mimo to warto poznać kilka szczegółów. Dowiedz się więcej na temat kontroli UCS i Generalnego Inspektora Informacji Finansowej, właśnie tutaj tutaj!

Kto kontroluje częściej – GIIF czy UCS?

UCS-y przeprowadzają kontrole AML znacznie częściej niż GIIF, ale to kontrole GIIF są zwykle prowadzone lepiej – organ ten jest po prostu wyspecjalizowany w tym konkretnym zakresie. Pytania zadawane na początku kontroli bywają bardzo podstawowe, jednak w praktyce jest ich znacznie więcej i są zadawane cyklicznie, w odstępach dziennych. Niezależnie od tego, który organ prowadzi postępowanie, ostatecznie kontrola i tak zostaje mocno rozszerzona.

Próba kontrolna, nie wszyscy klienci

Firma bez skompletowanego katalogu środków bezpieczeństwa finansowego dla swoich klientów może spodziewać się poważnych problemów. Nie oznacza to jednak, że przy dużej liczbie klientów organ zażąda dowodów wdrożenia środków bezpieczeństwa wobec każdego z nich – kontrolerzy typują próbę kontrolną i na tej podstawie budują protokół z kontroli.

Ile trwa kontrola?

Czas trwania różni się w zależności od organu. Kontrola GIIF trwa zwykle około dwóch tygodni – jest mocno skrócona w czasie, ale za to bardzo intensywna. Kontrola UCS rozciąga się natomiast na kilka tygodni.

Protokół z kontroli i dwa rodzaje naruszeń

Kontrola kończy się protokołem, w którym organ opisuje stwierdzone naruszenia. Te dzielą się zasadniczo na dwa rodzaje:

• naruszenia związane z nieprawidłowo stosowanymi środkami bezpieczeństwa finansowego – ich konsekwencją jest kara nałożona na samą firmę,
• naruszenia dotyczące niezłożenia zawiadomienia o możliwym przestępstwie – w tym przypadku kierowane jest zawiadomienie na konkretne osoby odpowiedzialne za brak zgłoszenia, co jest zagrożone karą pozbawienia wolności do 5 lat. Trwały prace nad zniesieniem tej sankcji karnej, ale na razie nadal ona obowiązuje.

Zastrzeżenia do protokołu – czy warto się nie zgadzać?

Po otrzymaniu protokołu instytucja może wnieść zastrzeżenia na specjalnym, dość prostym w formie tabelarycznym załączniku. W praktyce zastrzeżenia rzadko bywają uwzględniane, dlatego nie warto kwestionować całości protokołu bez wyjątku – zwykle GIIF i UCS mają rację co do tego, co w nim podnoszą. To nie zmienia faktu, że stosowanie w praktyce pełnego zakresu środków bezpieczeństwa finansowego bywa dla instytucji obowiązanych bardzo trudne, a niektóre firmy wprost mówią, że utrudnia im to normalne funkcjonowanie.

Zalecenia pokontrolne i kara

Po rozpatrzeniu zastrzeżeń – które zwykle i tak nie zostają uwzględnione – firma otrzymuje zalecenia pokontrolne i musi złożyć oświadczenie, czy zamierza się do nich zastosować. Warto to zrobić. Przy dużych naruszeniach, takich jak całkowity brak identyfikacji osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne (PEP) przy realizacji transakcji, praktycznie nie ma szans na odstąpienie od wymierzenia kary – choć zdarzały się sprawy, w których do takiego odstąpienia doszło.

Jak zmniejszyć wysokość kary?

Jeśli odstąpienie od kary nie wchodzi w grę, wciąż można wpłynąć na jej wysokość. Sprawne i precyzyjne odpowiadanie na pytania kontrolne działa na korzyść instytucji obowiązanej – organ ocenia bowiem stopień współpracy z kontrolowaną firmą, a negatywna ocena tej współpracy przekłada się na wyższą karę. Ocena współpracy bywa zwykle neutralna i wtedy nie wpływa na wynik postępowania, ale wielokrotne przedłużanie odpowiedzi i rozciąganie kontroli w czasie działa na niekorzyść – w praktyce później skutkuje to podwyższeniem kary. Warto więc odpowiadać sprawnie, zwłaszcza w wyznaczonym terminie, i sięgać po jego przedłużenie tylko wtedy, gdy jest to naprawdę potrzebne.